La gestion du compte client représente un défi permanent pour chaque entreprise.
En effet, il est important qu’un service gère les relances de ses clients afin que les factures puissent être réglées à la date convenue. Dans la plupart des cas, cette gestion chronophage est assurée en interne, avec les inconvénients qu’elle génère.
Des moyens existent pour automatiser entièrement la gestion du poste client, ce qui permet d’externaliser ce service afin de vous faire gagner un temps considérable.
De quoi s’agit-il vraiment ?
Améliorer la gestion du compte client
Une entreprise qui accepte de faire un crédit à ses clients en leur accordant un délai de paiement de 30 ou 60 jours se prive volontairement d’une partie de ses liquidités pour faciliter ses ventes et entretenir de bonnes relations commerciales.
Pourtant, au même moment, elle doit elle-même faire face et s’acquitter de ses propres charges.
Cela signifie que le crédit client a un impact direct sur la trésorerie de l’entreprise. Pour mieux suivre ces flux de trésorerie, il est donc essentiel d’adopter une gestion rigoureuse du compte client, basée sur des informations détaillées, de qualité et régulièrement mises à jour.
Plus une entreprise gère un nombre important de clients, plus la gestion du compte client devient compliquée. Dans ce cas, faire appel à une société spécialisée dans ce secteur et/ou dans celui du recouvrement de créances, s’avère souvent très pratique.
Qui envoie les relances ?
Notre équipe effectue ce travail fastidieux pour vous grâce à notre plateforme en ligne dédiée à cet effet.
Cette plateforme envoie automatiquement les relances dont la facture approche ou dépasse de la date d’échéance, comme si elles avaient été rédigées par l’entreprise elle-même, (même logo, même entête, etc.)
Concrètement cela fonctionne comment ?
En concertation avec l’entreprise, une stratégie d’action est mise en place.
Cela concerne :
- L’élaboration des courriers de relances: L’entreprise peut e choix entre utiliser ses propres textes de relance ou choisir parmi les contenus rédigés par notre Cabinet et profiter ainsi de son expertise en la matière. Tout le mécanisme de création ou de reproduction des courriers est également assuré par nos services.
- La stratégie de relances: le paramétrage d’un scénario déterminera la périodicité des relances écrites et leur cadence avec au besoin, des relances téléphoniques et/ou par SMS, etc.
- Transmission des données: l’importation des fichiers contenant les données des factures vers notre plateforme est déterminante. L’envoi est entièrement sécurisé, et sans risque. Dès réception du fichier, le système envoie automatiquement les relances en fonction de la date d’échéance prévue.
Lorsque tous ces points sont définis et avalisés par l’entreprise, le processus peut commencer.
Quels que soient le ton et le scénario employés, la relance indique toujours le montant dû et le numéro de la facture à payer y-compris les pénalités éventuelles pour retard de paiement. Lorsque l’entreprise reçoit les paiements, elle doit acquitter la facture sur la plateforme. Cette dernière considérera alors le cas comme résolu et le retirera des comptes clients à traiter en urgence.
Durant tout le processus, le nom du Cabinet de recouvrement n’apparaît nulle part dans les documents de l’entreprise.
VOICI POURQUOI VOUS DEVRIEZ FAIRE APPEL A NOTRE CABINET POUR LA GESTION DE VOTRE COMPTE CLIENT.
Les avantages de ce type de solution sont multiples :
Sécurité financière : Aucun flux d’argent ne transite par nos comptes, vos clients paient directement sur votre compte !
Gain de temps : Le service comptable n’est ainsi plus submergé par les relances des impayés et peut donc se consacrer à des tâches plus motivantes.
Augmenter son efficacité : l’entreprise peut se concentrer sur son cœur de compétences et donc travailler plus efficacement.
L’amélioration du flux de trésorerie : Les clients règlent mieux et plus vite.
Confidentialité : Notre plateforme est entièrement sécurisée. En outre, le personnel, de notre cabinet est tenu par une chartre de confidentialité.
Optimisation des coûts : la prestation de services externes est généralement plus rentable que l’emploi de salariés spécialisés dans sa propre entreprise. Les chiffres prouvent que l’externalisation de la gestion de poste fait économiser jusqu’à 80 % du coût de suivi de factures.
Le système est complètement anonyme : Ce qui veut dire que votre client ne sait pas que les relances qu’il reçoit sont envoyées par un sous-traitant.
En cas d’échec des relances
Lorsque les lettres de rappel et de relance n’apportent pas les résultats escomptés à savoir le règlement de la facture, votre entreprise peut engager une procédure de recouvrement à l’amiable, soit en nom propre, soit avec l’aide de notre Cabinet de recouvrement. Cette seconde option est souvent plus efficace, l’expertise professionnelle et l’expérience du Cabinet apportant une grande différence.
Lorsque le dossier est traité en recouvrement, le cabinet se présente alors officiellement comme le mandataire de l’entreprise. Il s’agit alors d’un autre service bien différent d’un simple abonnement à une plateforme de gestion de compte client.
